L’ERP vit sa 3ème génération

Initialement conçus pour accompagner les entreprises dans l'automatisation de leurs processus de gestion transversaux et dans la diminution de leurs coûts de transaction, les ERP s'articulent désormais davantage autour des utilisateurs et de leurs besoins.
Témoignage d'Emmanuel Obadia, directeur produit au sein de la division moyennes et grandes entreprises de Sage.


L'ERP troisième génération ne s'est pas fait en un jour, loin s'en faut ! Il est le résultat de plusieurs décennies de recherche et développement qui ont conduit à son adaptation permanente aux modes de gestion des entreprises et aux besoins de ses utilisateurs. Lors de sa création au milieu des années 1980, l'ERP a pour vocation d'automatiser les processus de gestion transversaux des entreprises, des achats à la production, en passant par la vente et la comptabilité. « L'objectif de cette automatisation consiste à aider les entreprises à diminuer leur coûts de transaction internes, souligne Emmanuel Obadia, directeur produit au sein de la division Moyennes et Grandes Entreprises de Sage. D'ailleurs, cet objectif de réduction des coûts est, dans l'histoire des ERP, transgénérationnel. De même, la volonté des entreprises d'étendre l'usage de ces solutions au plus grand nombre d'utilisateurs possible dans l'entreprise étendue reste une constante ». Ainsi, la deuxième génération d'ERP (milieu des années 1990)  s'inscrit dans cette approche, tout en la renforçant. « L'automatisation s'étend alors à de nouveaux process, telles que la gestion de la relation client (CRM), la gestion de la chaine de production (SCM), ou encore la gestion du cycle de vie des produits (PLM), poursuit Emmanuel Obadia. En touchant plus de fonctions dans l'entreprise, ces ERP deuxième génération s'ouvrent à de nouveaux utilisateurs de l'entreprise, dont les fournisseurs. »


L'ERP 3ème génération porté par le Web 2.0

Aujourd'hui, l'usage des ERP dans l'entreprise étendue s'est démocratisé. L'entreprise entend désormais tirer parti de l'ensemble de ses données et mieux mesurer l'impact de leur utilisation. Par ailleurs, le profil des utilisateurs d'ERP change, laissant peu à peu la place aux jeunes générations (Y Generation ou Digital Natives), fervents défenseurs de messageries instantanées, SMS et autres réseaux sociaux et professionnels, dont les méthodes de travail ont largement évolué vers le mode collaboratif. Ces nouveaux utilisateurs n'hésitent plus  à chercher des modèles alternatifs à l'ERP (codes sources ouverts, mashup, applications décisionnelles...) pour satisfaire l'ensemble de leurs besoins de gestion.

« Au regard de ces nouveaux enjeux, les ERP se recentrent sur l'utilisateur et ses préoccupations, poursuit Emmanuel Obadia. A ce titre, l'ERP troisième génération répond à trois grands défis : il accompagne l'entreprise dans l'amélioration de ses processus transversaux ; il embarque des outils d'analyses et des tableaux de bord permettant aux utilisateurs de mieux comprendre les données de gestion traitées dans l'ERP et enfin, il offre la possibilité d'intervenir sur des processus sans que cela impacte l'ensemble du mode de gestion de l'entreprise. » A cet effet, les ERP troisième génération intègrent les nouvelles technologies collaboratives du Web 2.0 offrant de larges possibilités de personnalisation des processus, une architecture ouverte permettant l'intégration d'applications en provenance du Web (SOA, WOA, SaaS) ainsi que des outils de gestion de la performance et de simulation. « Grâce à ces nouvelles technologies, l'ERP d'aujourd'hui se met véritablement au service de l'utilisateur et s'adapte à sa façon de travailler, tout en répondant aux attentes de réduction des coûts de transactions des entreprises et à l'approche collaborative prônée par les règles de gestion actuelle »


3rd Generation ERP: User-Centric
Lower transaction costs, expand #users


Source Gartner


Sage ERP X3 en route vers la 3ème génération

Sage ERP X3, dont la nouvelle version vient d'être annoncée, est un ERP centré sur l'utilisateur.

Sage ERP X3 bénéficie d'une ergonomie intuitive et conviviale grâce à l'intégration de nombreux composants graphiques. L'éditeur de processus Sage Visual Processes^TM facilite l'appropriation des utilisateurs via la mise à disposition de séquences métiers prêtes à l'emploi et explicites.

Un ERP conçu pour l'utilisateur :

• Une navigation facilitée par des processus graphiques interactifs.
• Un portail Web 2.0 par rôle avec des indicateurs de performance avancés.
• Une totale intégration des outils bureautiques.
• De puissants outils de personnalisation pour plus de flexibilité.

Entreprise 2.0 : le savoir-faire individuel valorisé

Entreprise 2.0 : le concept initié en 2006 par Andrew McAfee¹ réaffirme l'importance de l'humain dans l'environnement professionnel. "L'impact essentiel n'est pas technique. La technologie n'est qu'une clef simplifiant les processus, dans le but de libérer les énergies individuelles. Avec le Web 2.0, le collaborateur reprend pleinement le pouvoir d'agir dans son métier. L'opinion et la capacité d'expression de chacun sont reconnues à leur juste valeur au sein des organisations."

L'éclosion du phénomène Web 2.0 dans l'entreprise coïncide avec l'arrivée sur le marché du travail de la génération ayant grandi avec le Web. "Cette génération "digital-native" apporte avec elle des comportements et des habitudes de communication qui tranchent avec les us et coutumes de ses aînés : peu d'e-mails ou de téléphone, au profit des messageries instantanées et des réseaux sociaux. Cette façon d'organiser sa vie privée se retrouve dans l'approche de la relation professionnelle. Cela devient d'autant plus crucial pour l'entreprise d'appréhender ces évolutions que cette génération emblématique de l'ère du Web briguera dans un futur proche des responsabilités managériales."

Web 2.0 et e-réputation

Seconde raison au développement des outils du Web 2.0 dans l'univers professionnel : la nécessité vitale pour l'entreprise de maîtriser sa présence sur le Web. "La e-réputation a une influence directe sur la perception d'une marque et de ses produits par les consommateurs, et par incidence sur le chiffre d'affaires. Sceptiques quant à la communication "officielle" des marques, les clients se reconnaissent davantage dans les avis d'autres consommateurs formulés sur la blogosphère ou les réseaux sociaux. D'où la nécessité pour l'entreprise d'écouter ses clients là où ils échangent (Facebook, Twitter...) et d'engager un dialogue transparent avec eux. Chez Sage, cette philosophie d'égalité et d'ouverture se retrouve dans notre plateforme communautaire OurSagePlace"

Vers une nouvelle gouvernance d'entreprise

Le modèle organisationnel de l'entreprise suit la même évolution. "Le système pyramidal qui prévalait dans les sociétés industrielles a vécu. Les structures hiérarchiques se réduisent au profit de la transversalité. L'organisation en mode-projet et le travail collaboratif favorisent la réactivité. Aujourd'hui, le pouvoir dans l'entreprise se matérialise au gré des opportunités à piloter une équipe, le temps de mener à bien un projet donné. L'entreprise est passée d'une logique de production à une logique de gestion performante du savoir."

ERP de troisième génération : la porte d'entrée vers l'Entreprise 2.0

Cette mutation du knowledge management s'appuie sur de nouveaux outils qui fluidifient la collaboration et la recherche d'expertise. "La prochaine évolution d'ERP s'inscrit dans cette dynamique. Les deux premières générations d'ERP ont optimisé l'automatisation des processus transactionnels. Enrichi des technologies du Web 2.0, l'ERP de troisième génération met l'accent sur les technologies collaboratives et l'ergonomie personnalisable. Avec la sortie imminente² de la nouvelle version majeure de Sage ERP X3, Sage fait un pas décisif vers cette troisième génération, centrée sur l'utilisateur."

¹Professeur de la Harvard Business School, dans la MIT Sloan Management Review (Printemps 2006)

Le contexte économique difficile de ces derniers mois a mis en exergue l'impérieuse nécessité pour les entreprises de gagner en agilité. Cette nouvelle donne les incite à repenser leur stratégie de développement et à associer étroitement leur volonté de réduction des coûts à la qualité de leurs processus de production et de leurs prestations de service. Une démarche qui ne saurait s'envisager sans un système d'information efficace, performant et communiquant.

Ces dernières années ont fait la part belle aux stratégies de réduction des coûts. Dans un certain nombre d'entreprises françaises, cette volonté s'est notamment traduite par la délocalisation des sites de production dans des pays où le prix de la main d'œuvre est moins coûteux. « Malgré l'externalisation de sa production, l'entreprise continue souvent d'assurer le pilotage opérationnel et stratégique de son activité depuis la France, précise Benoît Gruber, Responsable Produit ERP division Moyennes et Grandes Entreprises chez Sage. Cette stratégie, avantageuse sur le court terme, a néanmoins mis en exergue de nouveaux centres de coûts, liés notamment au transport de la production ou encore au suivi de la qualité. Fort de ce constat, mais également conscient des conséquences liées aux barrières culturelles, sociales et linguistiques de certains pays, certaines entreprises, à l'instar de Geneviève Lethu¹, ont fait le choix de relocaliser leur production en France. Un choix motivé par un retour de la notion de qualité dans le pilotage de leur activité au détriment de la compétitivité économique. »

Le système d'information, pierre angulaire des évolutions stratégiques réussies

La compétitivité des entreprises reste ainsi étroitement liée à leur capacité à s'adapter au contexte économique, social et environnemental. « Une démarche d'autant plus difficile qu'aujourd'hui, les cycles économiques se raccourcissent et qu'Internet en générant du « buzz » accélère les processus de gestion des entreprises, ajoute Benoît Gruber. Par exemple, la gestion de la production est influencée à la fois par des éléments internes à l'entreprise, tels que le niveau de qualité et de disponibilité de son offre ou encore l'optimisation des coûts de fabrication, et par des éléments externes : l'entreprise doit en permanence s'adapter à la demande, qu'elle qu'en soit la nature et la volumétrie. Ces différents éléments exacerbent la nécessité pour les entreprises de gagner en adaptabilité et en prévision, tout en respectant les contraintes de qualité fixées par leur marché, leur client et leur environnement. Parallèlement, les entreprises doivent aujourd'hui tenir compte de la multiplicité et de la diversité des données qu'elles génèrent pour optimiser la gestion de leur organisation». Pour faire face à ces défis, elles ont donc plus que jamais besoin d'un système d'information articulé autour d'un ERP « étendu », doté d'un référentiel de données unique et capable de répondre aux besoins d'une organisation éclatée géographiquement en France et/ou à l'étranger.

ERP flexibles pour entreprises agiles

« Les ERP de nouvelle génération, développés à partir de technologies Web 2.0, offrent désormais aux entreprises une large couverture fonctionnelle, les accompagnant dans une gestion optimisée de l'ensemble de leur processus financiers, commerciaux, marketing et humains, poursuit Benoît Gruber. Leur flexibilité se mesure également à leur capacité à intégrer rapidement de nouveaux modules, accompagnant ainsi l'entreprise dans ses différentes évolutions structurelles, organisationnelles et stratégiques. Dotés d'un référentiel unique, ces ERP garantissent également le partage et le suivi de projets des entreprises même si elles sont multi-sites et multilingues. Autant de potentialités fonctionnelles et techniques qui permettent à l'entreprise de s'adapter rapidement aux enjeux de son marché et ainsi, de gagner en agilité. »

1 Les Echo n°20293 du 4 Novembre 2008 - page 25

Novembre 2009 marquera le lancement opérationnel en France d'EBICS¹, le nouveau standard de communication entre les entreprises et les banques. Ce nouveau protocole, articulé autour de la technologie Internet, permettra d'accélérer la mise en place des projets SEPA²  dans les entreprises.

Voilà une année maintenant que le CFONB (Comité Français d'Organisation et de Normalisation Bancaire) annonçait le choix du protocole EBICS en remplacement d'ETEBAC 3 et 5. Instauré en 1984, le protocole ETEBAC³  a donc fidèlement servi, durant plus de deux décennies, aux échanges de fichiers informatiques entre les banques et leurs clients pour les virements, prélèvements, relevés et extraits de comptes. Au fil du temps, 90 000 entreprises ont ainsi opté en France pour ces protocoles d'échanges, adoptant les systèmes d'informations nécessaires à leur mise en place. Une démocratisation rattrapée aujourd'hui par les évolutions technologiques et réglementaires. En effet, les protocoles ETEBAC 3 et 5 s'appuient sur le mode de communication du réseau X25⁴ , dont l'arrêt de la maintenance est annoncé pour fin 2011. Parallèlement, la montée en puissance des échanges sous IP (Internet Protocol) et la mise en place du SEPA, imposant une évolution vers des formats d'échanges bancaires variables (XML), ont contribué à remplacer ETEBAC par EBICS. Une migration dont le déploiement va débuter au mois de novembre 2009.


EBICS, un standard ouvert

Véritable standard de communication client/banque sous IP, EBICS permet de véhiculer tous types de formats de fichiers, qu'ils soient fixes ou variables. Autres atouts, et non des moindres, ce protocole supporte la signature numérique personnelle et assure des échanges sécurisés par l'authentification des parties, la confidentialité des données et l'intégrité du message. En outre, le mode de fonctionnement de ce nouveau protocole EBICS est similaire à celui d'ETEBAC pour les entreprises.


Sage s'engage en faveur d'EBICS

Sage, convaincu des potentialités offertes aux entreprises par EBICS, s'engage depuis plusieurs mois en faveur de ce nouveau protocole. « EBICS est un protocole de communication particulièrement ouvert, qui offre des passerelles et des interactions avec les autres protocoles du monde de la dématérialisation, précise José Teixeira, chef de produit Moyens de paiements et Communication bancaire au sein de la division Moyennes et Grandes Entreprises de Sage. Ce protocole est un standard avec des spécifications publiques et répond aux exigences d'ouverture et de concurrence. Ce protocole ouvre également la voie à de nouveaux services à valeur ajoutée, par exemple l'ouverture vers la facture, le lettrage automatique, le suivi des flux... Support naturel du SEPA et plus globalement de nouveaux services basés sur les formats XML, il s'inscrit résolument dans les nouvelles architectures Internet et les nouveaux standards de sécurité. Le choix d'EBICS permet ainsi de pérenniser les investissements des entreprises. »


Un programme d'accompagnement à la migration

L'implémentation du protocole EBICS est aujourd'hui généralisée à l'ensemble des solutions Sage concernées et en particulier sur la plateforme Sage Business Exchange, les solutions Sage 1000 Banque Paiement et Sage FRP Communication et Signature. « Alors que la migration vers EBICS s'impose à toutes les entreprises utilisant le protocole ETEBAC, Sage propose un programme d'accompagnement technique et commercial pour les aider dans la mise à jour de leurs modules de communication bancaire, poursuit José Teixeira. Une migration qui permettra alors aux entreprises d'échanger via EBICS leurs ordres ou autres relevés avec leur banque en utilisant également les nouveaux formats SEPA. »

Au-delà de la migration du marché de masse ETEBAC vers EBICS, Sage garantit une indépendance de choix, une véritable pérennité et la recherche du meilleur ROI pour ses clients grâce à une stratégie multi-canal.
Une stratégie qui s'appuie sur trois axes :

• le support des principaux protocoles locaux et/ou européens, dont désormais EBICS est l'un des socles.
• des accords de connexion aux serveurs centraux des banques internationales
• une offre SWIFTNet certifiée SWIFTNET Cash Management pour les grands comptes internationaux.

¹ EBICS : Electronic Banking Internet Communication Standard
² SEPA : Single Euro Payments Area
³ ETEBAC : Echange Télématique Entre Banque et Clients
⁴ Réseau opéré par Orange Business Services pour le transport des données en France

La dématérialisation gagne chaque jour du terrain au sein des organisations publiques et privées. En phase avec la tendance forte à l'optimisation des coûts et des processus, elle est portée par les avancées technologiques, législatives et normatives. État des lieux avec Benoît Gruber, Chef Produit ERP au sein de la division Moyennes et Grandes Entreprises (MGE) de Sage.

Initié par les grandes entreprises, le phénomène de dématérialisation des documents et des échanges s'est amplifié  au cours des dernières années, au point d'être aujourd'hui abordable à tous types de structures : petites et moyennes entreprises, travailleurs indépendants... Une récente enquête de SerdaLAB¹ montre que "90 % des organisations interrogées sont impliquées dans la dématérialisation des documents et-ou des échanges, la moitié d'entre-elles la pratiquant déjà et 37 % ayant un projet en cours". Selon la même étude, "le marché français de la dématérialisation a été estimé à 2 milliards d'euros en 2007, en progression de 9 % par rapport à 2006".

"Parallèlement à cette ouverture à toutes les entreprises, le périmètre de dématérialisation a suivi la même progression, en particulier sous l'impulsion de l'État, pionnier de cette modernisation. Grâce à l'évolution du cadre légal², le législateur a rendu accessible la dématérialisation de la majeure partie des flux entrants et sortants (factures, contrats, déclarations fiscales et sociales, bulletins de salaires, moyens de paiement...), avec la garantie de la validité juridique (via les certificats électroniques) de ces nouveaux flux d'informations" explique Benoît Gruber. 

Au-delà des motivations premières liées à la réduction des coûts de gestion et des délais d'opérations, la dématérialisation ouvre de nouveaux horizons. Le partage et la circulation de l'information favorisent le travail en mode collaboratif, la réactivité et la flexibilité. Ces apports sont devenus indispensables pour certains secteurs d’activité (négoce, distribution, industrie…), dont les processus métiers s'appuient grandement sur des solutions électroniques (EDI, PDF signé, CAO, partage de maquettes numériques, GPAO...). D'autres enjeux concourent aussi à la mise en place d'un projet de dématérialisation : amélioration de la qualité de service, sécurité des échanges d'information, éco-responsabilité et motivations environnementales, mise en conformité avec la norme NF Z 42-013³.

Incontournable, la dématérialisation s'impose chez Sage comme un axe prioritaire de développement. Sage est notamment impliqué dans le plan d'actions TIC&PME 2010⁴, en particulier sur le projet INTERFINANCE qui vise à promouvoir la dématérialisation des échanges commerciaux et financiers. Ce projet est mené conjointement par Sage, le Crédit Agricole et sa filiale d'affacturage Eurofactor (cf. interview vidéo).


Sage en première ligne

Autre levier favorisant la généralisation de la dématérialisation : en faciliter l'accès pour atteindre la masse critique qui permettra une généralisation de l'usage, par un travail en amont sur les protocoles, la standardisation et l’optimisation des cinématiques d'échanges. "Un projet de dématérialisation est susceptible de requérir des moyens humains, financiers et informatiques importants. C'est pourquoi Sage a fait le choix d'implémenter dans l'ensemble de ses logiciels des solutions de dématérialisation. Notre objectif est d'accompagner les utilisateurs de nos solutions dans leur projet de dématérialisation, de les aider à franchir le pas, en leur offrant ce service complémentaire, rapide d'appropriation et simple d'utilisation" ajoute Benoît Gruber. L'intérêt pour le client réside dans l'intégration des solutions de dématérialisation avec son propre système d’information pour tous types de besoins : facturation, échanges financiers, commerciaux et techniques, gestion RH...

Soutenue par des investissements R&D à la hauteur de l'enjeu, l'offre de dématérialisation de Sage s’étend constamment. "Nos équipes travaillent au développement de nos propres solutions de dématérialisation et sur des projets "cross-solutions" ; citons à titre d'exemple la réflexion sur le "coffre-fort" électronique personnel, associé au bulletin de paie électronique".

Sage a donc décidé de s’engager en profondeur dans cette nouvelle ère de la dématérialisation, aussi bien pour les besoins de ses clients que pour ses propres besoins.

¹ "Dématérialisation et échanges sécurisés : le marché et les besoins en 2009" - Juin 2009
² Principales lois s'appliquant aux documents numériques : Loi n°2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique ; Loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique ; Loi n°2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures (portant notamment sur la facturation, le bulletin de paie et le contrat électronique).
³ Norme française portant sur l'archivage électronique, révisée en 2009 ; elle énonce un ensemble de spécifications de l'AFNOR relatives à l'enregistrement, au stockage et à la restitution de documents électroniques, en vue d'en assurer la conservation et l'intégrité.
⁴ Lancé en 2006 par le Ministère de l'économie, des finances et de l'industrie, le programme TIC&PME 2010 vise à développer l'investissement et l'usage des Technologies de l'Information et de la Communication au sein de PME françaises.